Cada vez mais, é consenso que a tecnologia é a maior aliada dos distribuidores e atacadistas na busca de eficiência em suas operações, e essa percepção se entende a todas as atividades desse segmento. Mas hoje vamos falar especificamente do uso das ferramentas inteligentes na otimização do ciclo do pedido. Antes, contudo, vale a pena recapitularmos a definição de ciclo de pedido e as atividades que o compõem.
O CICLO DE PEDIDO
O ciclo de pedido pode ser definido como o conjunto de atividades ou o percurso percorrido desde a realização do pedido pelo cliente até a efetiva entrega do produto ao cliente pelo fornecedor, abrangendo uma série de etapas:
- A formalização do pedido e sua entrada no sistema da empresa fornecedora;
- Processamento e aprovação do pedido, o que inclui checagem de dados e verificação da disponibilidade de estoque;
- As etapas realizadas pela área financeira como faturamento, acerto das formas de pagamento e emissão de nota fiscal;
- Separação e expedição do pedido, com definição de transportadores e rotas de entrega;
- Monitoramento até a confirmação do recebimento dos produtos.
Como se vê, é um processo complexo que envolve diversas áreas e precisa ser bem gerenciado, visando não apenas à satisfação dos clientes, mas também à lucratividade do negócio. Cada uma das etapas deve apresentar a máxima eficiência, para que o processo como um todo alcance a excelência. Assim, vamos falar um pouco mais delas.
Recebimento do pedido
Hoje em dia, não há mais lugar para a forma tradicional (e manual) de inserção do pedido no sistema do fabricante ou distribuidor. Além de lento, o processo de inserção manual de dados de pedidos por meio de planilhas dão margem a grande número de erros, perda de tempo com conferências e possibilidade de recusa de recebimento de pedidos por não conformidade dos produtos. Por isso, quanto mais automatizado for o processo desde essa etapa inicial, melhor.
A eficiência dessa automação depende não apenas de um sistema adequado e integrado, acessível à equipe de vendas, mas também da disposição da empresa em manter seu time sempre atualizado e capacitado, através de treinamento constante.
Processamento do pedido
Nesta etapa, o fundamental é que a empresa fornecedora ou distribuidora mantenha um banco de dados robusto sobre seus clientes. Ou seja, com informações sobre pagamentos, inadimplência, pontuação de crédito, histórico de compras e outros aspectos relevantes para a aprovação do pedido.
Um sistema de business intelligence bem desenhado deve ser capaz de oferecer um histórico de compras consistente e flexibilidade no cruzamento de dados, viabilizando uma análise correta de cada cliente.
Além disso, é preciso contar com uma plataforma que traga visibilidade do estoque em tempo real. Essa informação tem impacto direto no prazo de atendimento dos pedidos e, consequentemente, na satisfação e fidelização dos clientes atendidos. Já do ponto de vista da empresa fornecedora, a agilidade nesta etapa pode influenciar o custo operacional do processo como um todo.
Separação, expedição e transporte
Aqui o processo vai se encaminhando para o seu desfecho, mas ainda se encontra em uma fase crítica. Afinal, a separação física dos produtos que serão entregues ao cliente não pode admitir falhas. Também nesta etapa a tecnologia desempenha um papel de grande relevância, já que o picking automatizado é capaz de reduzir eventuais erros a praticamente zero.
É também nesta fase que são definidos os modais de transporte e roteiros de entrega. É necessário dizer que a roteirização automatizada consome muito menos tempo e é crucial para garantir que os produtos estejam nos locais certos, na quantidade certa e no tempo certo, objetivo principal de todo o processo.
Monitoramento constante
Ao longo de todo o ciclo, controle é uma palavra essencial. Tanto o comprador quanto o vendedor devem ser capazes de acompanhar o andamento de cada etapa do processo. Informações sobre a aprovação do pedido, estoque e entrega precisam estar atualizadas e disponíveis com agilidade e transparência. E sabemos que só é possível disponibilizar essas informações sobre grande número de pedidos com o auxílio robusto da tecnologia.
Não custa lembrar que o acesso facilitado à tecnologia no dia a dia tem tornado as pessoas mais exigentes e menos tolerantes em relação a erros e atrasos. Isso torna a agilidade e a precisão fatores importantes na construção e manutenção de um bom relacionamento com qualquer cliente, com impacto direto nos resultados da empresa.
Também é interessante ressaltar a diferença entre gestão do ciclo de pedido e gestão de supply chain (ou cadeia de suprimentos). Enquanto o ciclo de pedido se limita às etapas de um pedido específico, a gestão da cadeia de suprimentos é bem mais abrangente e possui um papel estratégico, envolvendo toda a cadeia logística que integra fabricantes, distribuidores, transportadores e outros fornecedores ou prestadores de serviços.
Uma métrica importante
O tempo que decorre entre o momento em que o cliente faz o pedido até a sua entrega corresponde ao OFCT (Order Fulfillment Cycle Time – ou Tempo de Ciclo de Pedido). É calculado somando-se tempo de requisição + tempo de produção + prazo de entrega. Dessa forma, o esforço deve ser no sentido de tornar o OFCT cada vez menor. Isso se traduz em melhor fluxo de pedido e torna mais positiva a experiência do cliente com o serviço prestado pela empresa fornecedora.
Esse KPI deve ser monitorado e analisado com toda atenção, já que pode dar pistas importantes sobre onde estão eventuais falhas, atrasos e ineficiências no processo, o que facilita sua identificação e correção.
A INTELIGÊNCIA DE DADOS COMO BASE DO PROCESSO
A inteligência de dados desempenha um papel crucial na otimização do ciclo do pedido, contribuindo para o controle de estoque e trazendo eficiência para todas as etapas do processo. Vejamos alguns exemplos da utilização de soluções inteligentes nas diferentes áreas:
Marketing e Vendas
- Personalização de Ofertas.
- Análise de dados do comportamento do cliente para personalizar ofertas e promoções, considerando preferências individuais e histórico de compras.
- Segmentação de clientes com base em dados demográficos, comportamentais e de compra para direcionar campanhas específicas.
- Utilização de dados para avaliar o impacto de promoções anteriores, identificando quais foram mais eficazes e ajustando estratégias futuras.
- Monitoramento em tempo real do desempenho de promoções para fazer ajustes imediatos conforme necessário.
- Análise de dados de mercado para antecipar tendências e ajustar estratégias de marketing de acordo.
- Utilização de ferramentas de análise preditiva para identificar oportunidades de promoção de vendas com base em padrões emergentes.
Controle de Estoque no Ciclo de Pedido
- Utilização de sensores, códigos de barras e sistemas de rastreamento permite monitorar em tempo real os níveis de estoque.
- Análise preditiva para prever padrões de demanda com base em dados históricos, sazonalidade e eventos especiais.
- Identificação de padrões de compra por meio de análises de dados, evitando a compra excessiva de produtos que podem levar a excessos de estoque.
- Monitoramento de métricas de desempenho, como giro de estoque, para garantir que os produtos não fiquem obsoletos.
- Análise de estoque mínimo e máximo para garantir que a quantidade certa de produtos esteja disponível, evitando faltas.
- Alertas automáticos para reordenar produtos quando os níveis atingem um ponto crítico.
Rastreamento, visibilidade e otimização de rotas no ciclo de pedido:
- Utilização de tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) para rastreamento preciso dos produtos ao longo da cadeia de suprimentos.
- Sistemas de gestão que oferecem visibilidade completa, permitindo monitorar o status dos pedidos em tempo real.
- Análise de dados geográficos para otimizar rotas de entrega, reduzindo custos e tempo de trânsito.
- Utilização de algoritmos para a programação eficiente de transporte, minimizando atrasos e melhorando a eficiência logística.
- Modelos preditivos para estimar o tempo de entrega com base em fatores como condições climáticas, tráfego e histórico de entregas.
- Comunicação proativa com os clientes, informando sobre o status e a previsão de entrega.
É possível perceber o quanto a inteligência de dados permite otimizar o ciclo do pedido, integrando processos com amplo ganho de eficiência e controle para a cadeia de suprimentos.
A tomada de decisões com base em dados é o aspecto chave dos benefícios trazidos pela tecnologia. Um conjunto de dados que permite entregas mais rápidas, personalização de ofertas e disponibilidade consistente de produtos contribuem enormemente para a satisfação e fidelização do cliente.
Já o acesso a dados em tempo real, trazendo insights e análises preditivas em todos os estágios do ciclo do pedido, contribui para melhor controle do estoque, redução de custos, mitigação de falhas e melhoria da eficiência logística como um todo.
Além disso, a inteligência de dados permite ajustar rapidamente estratégias em resposta a mudanças no mercado, mantendo a agilidade nos processos e permitindo melhorias de forma contínua.
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